I början av maj 2020 bjöd Swedish Medtech in till dialog med ett antal regioner inom Ledningsnätverket för regionernas Upphandling (LfU) och medlemsföretag för att gemensamt försöka finna lösningar på materialförsörjningen. Resultatet blev en 6-stegsprocess för hur kommunikation mellan upphandlande myndighet och leverantör kan möjliggöra leveranser av produkter som vården har stort behov av under coronapandemin.
Processen tydliggör hur avgörande kommunikationen mellan avtalsparterna är för att hantera de utmaningar som Covid-19 för med sig. Syftet är även att säkerställa att de vanliga och välkända kommunikationsvägarna mellan de relevanta parterna bibehålls, detta för att bevara en struktur av trygghet i all osäkerhet.
Steg 1: Prognoser av behov
Alla regioner tar fram prognoser för sina behov, på vecko- eller månadsbasis, för 2021. Behoven som anges behöver spegla vad som krävs för att tillhandahålla nödvändig vård, inte volymer man önskar.
Steg 2: Leveransplan
Regionerna kommunicerar prognoserna med respektive avtalad leverantör och man tar gemensamt fram en leveransplan.
Om leveransplanen inte kan hållas (gällande volym och/eller leveransdag) är det viktigt att leverantören kommunicerar det till regionen. På motsvarande sätt är det viktigt att regionen informerar om man ser ändrade behov.
Steg 3: Behov kan inte levereras – finns likvärdig produkt?
3a) Om leverantören inte kan leverera den volym av avtalad produkt som regionen har behov av, efterfrågar upphandlande myndighet en alternativ likvärdig produkt av samma leverantör.
3b) Om avtalad leverantör inte har en alternativ produkt tillgänglig men har kännedom om likvärdig produkt hos annan leverantör, informerar man regionen om det.
Om leverantören har kännedom om produkt som inte är kompatibel meddelar man även regionen det.
Steg 4: Anbudsgivare i tidigare upphandling
Om inga lämpliga produkter finns tillgängliga i steg 1-3, tar regionen kontakt med tidigare anbudsgivare av aktuell produkt.
Steg 5: RFI om kritiska behov
Om ovan kontakter inte gett resultat, annonseras en RFI av regionen för att synliggöra behov och få kontakt med relevanta leverantörer.
Steg 6: Samverkansgruppen för omfördelning
Om marknaden inte kan tillgodose regionens behov, vänder sig regionen till samverkansgruppen inom SKR för eventuell fördelning regionerna emellan.
Det har även tagits fram en 6-stegsprocess gällande kommunikation inför uppstart av vård